Automatische incasso

[Administrator]

Geen zorgen, ga geen geld vragen voor dit forum.

Dit topic gaat over automatische incasso's in BankTrans en Naanab.
Specifiek, hoe categoriseer je in BankTrans, Post in Naanab, transacties het makkelijkst, zonder jezelf problemen op de hals te halen.

Wellicht heb je weinig, of geen automatische incasso's? Moet je nog steeds maandelijks, per kwartaal, of jaarlijks geld overmaken voor jouw abonnement/contributie/voorschot/premie/etc. Heb hier een duidelijke mening over, maar plaats die aan het einde van deze post. Kun je eerder stoppen met lezen als je hierin niet geïnteresseerd bent.

Posten
Begin met minder nieuws voor BankTrans gebruikers. Zij gebruiken al langer Automatisch categoriseren. In de BankTrans handleiding wordt de Eenvoudige mode, die het meest gebruikt wordt, duidelijk uitgelegd. En de uitgebreide mode gebruikt hetzelfde principe als Posten in Naanab, booleaanse methode met en-, en of-operatoren. Daarnaast zijn op het BankTrans platform vele berichten hierover geplaatst.
De focus zal daarom liggen op Posten in Naanab, maar zijn makkelijk toe te passen op categorieën in BankTrans.

Vraag: Waarom beginnen met Post toekenningen aan periodieke betalingen en ontvangsten?
Antwoord: Omdat deze veelvuldig voorkomen in de administratie en eenvoudiger te identificeren zijn.

Ga hier geen uitgebreide lijst opsommen, maar de meesten hebben regelmatige inkomsten (salaris, AOW, pensioen, toeslagen) en uitgaven (energie, telecom provider, verzekeringen, waterschap, ..., teveel om op te noemen). Als deze allemaal een Post toegekend krijgen, heeft een groot gedeelte van je administratie een automatisch toegekende post.

Concentreer je op de Relatie naam en/of Tegenrekening van zo'n transactie. Je ziet dan dat deze, óf onveranderd blijft, óf minimaal wijzigt.
Ga ook niet al mijn transacties hier ten toon spreiden, maar als gepensioneerde, klant bij Ziggo, en een abonnement op een krant, hebben we voldoende voorbeelden.

Gepensioneerd
Als gepensioneerde ontvang je AOW van de Sociale Verzekeringsbank.
Alle gepensioneerde Naanab gebruikers kunnen nu simpel deze Post onder handen nemen.

Toch niet. De standaard meegeleverde Naanab set Posten kent alleen Salaris en Kinderbijslag. Dan maar switchen naar de Nibud-indeling, die weten tenslotte alles. Helaas, zij kennen alleen Pensioen. Maar ik wil mijn AOW en Aanvullend pensioen gescheiden houden.

Info: Elders al vermeld, gebruik een aangepaste Nibud-indeling. In dit geval Uitkering eruit, AOW erin. <is eenmalige aanpassing>

Vervolgens kies je welke zoekterm je wilt gebruiken: Relatie naam, of Tegenrekening. Maakt in dit geval weinig uit:

• Relatie naam - Was Sociale Verzekeringsbank, toen SVB Roermond¹, waarna ze terugkwamen op Sociale Verzekeringsbank.
  ¹ Gepensioneerden die niet in het zuiden wonen, hebben hier een andere vestiging staan, zijn er in totaal 10.
  Postfilter wordt dan:

  Code: Selecteer alles

     Relatie naam Bevat Sociale Verzekeringsbank
  Of Relatie naam Bevat SVB Roermond

  Noot: Geef hier de volledige naam op, hoe langer, hoe unieker is het motto. Verzekeringsbank zal voldoende zijn, maar het enkele woord SVB gebruiken kan mismatches opleveren;
• Tegenrekening - Hiervan zijn er drie (volgens mij houdt elke overheidsinstantie om de zoveel jaar een tender).
  Postfilter wordt dan:

  Code: Selecteer alles

     Tegenrekening Bevat NL61INGB0006849644
  Of Tegenrekening Bevat NL70RABO0317340697
  Of Tegenrekening Bevat NL16RABO0317347780

Ziggo
De standaard meegeleverde Naanab set Posten kent internet en telefoon. Tv is onbekend - de afbeelding op de website toont als extra Streaming dienst. Zullen we de hele Naanab set maar weggooien en overschakelen naar Nibud-indeling? Deze kent Telefoon, TV & Internet. Precies wat ik afneem bij Ziggo. Voor de zoekterm gaan we weer voor: Relatie naam, of Tegenrekening.

• Relatie naam - Is simpel, consequent van begin tot eind ZIGGO SERVICES BV. Ziggo houdt niet van verandering².
  ² Als ICT'er intrigeert mij dit. In de beginjaren van de automatisering werd met een beperkte set tekens (hoofdletters, cijfers, en enkele speciale tekens, zoals punt en komma) gewerkt. In maart 1999 werden de regels versoepeld voor het veld relatie tegenpartij en kleine letters toegestaan. <wat een revolutie>.
  Opvallend is dat in 2024 nog steeds speciale tekens (bijv. diakritische tekens) niet toegestaan worden.
  Postfilter wordt dan:

  Code: Selecteer alles

  Relatie naam Bevat ziggo service bv

  Noot: Nog niet vermeld, de schrijfwijze is onbelangrijk. Hoofdletters, kleine letters, alles mag - ook door elkaar: ZIGGO, ziggo, Ziggo. Zelfs ZiGgO. <niet doen>
• Tegenrekening - Ziggo heeft altijd hetzelfde rekeningnummer gebruikt. Sterker nog, daarvoor heette het in onze regio UPC, met hetzelfde rekeningnummer.
  Postfilter wordt dan:

  Code: Selecteer alles

  Tegenrekening Bevat NL98INGB0000845745

Abonnement
Nibud kent de post Kranten & tijdschriften. Perfect voor onze krant.
Doemt een 'probleem' op, maar perfect om een ander criterium te gebruiken.
Kan wel selecteren op Relatie naam, maar de krantenwereld is een veelbewogen wereld met fusies en overnames.
Moet opvoeren: WEGENER MEDIA BV, WEGENER, De Persgroep Nederland BV en DPG MEDIA BV.
WEGENER is overigens voldoende om WEGENER én WEGENER MEDIA BV te selecteren.
Tegenrekening idem dito.
Maar een andere kandidaat is hier perfect om te gebruiken, klantnummer. Alles veranderd, maar je klantnummer blijft gelijk.
Wat wel wisselt is de schrijfwijze van klant: Klant, KLANTNR, Klantnummer, ...
Omdat ons klantnummer 7 karakters lang is, lijkt mij dit voldoende onderscheidend:

Code: Selecteer alles

Omschrijving Bevat 1234567

Anders check je, of de incassant een (beetje) consequente schrijfwijze hanteert en breid je het zoekargument uit:

Code: Selecteer alles

Omschrijving Bevat Klantnummer: 1234

Motorrijtuigenbelasting
Als laatste een iets complexer voorbeeld: Motorrijtuigenbelasting.
Waarom is deze complexer? Omdat de Relatie naam (Belastingdienst) en Tegenrekening (NL86INGB0002445588) gebruikt worden voor de inning van de motorrijtuigenbelasting, maar ook voor de Inkomstenbelasting. En je wilt deze posten gescheiden houden.
Ook het gebruik van het kenteken in de Omschrijving als extra toetsing (kenteken staat nooit in een belastingaangifte) is niet eenduidig. Blijkt mijn garagehouder het kenteken in hun nota's op te nemen. En die valt onder de post Autokosten.

Naast de informatie: Kenteken en Periode bevat de Omschrijving de standaardregel MEER INFO WWW.BELASTINGDIENST.NL.³
Die kan perfect gebruikt worden om het onderscheid te maken.
³ In de geschiedenis van mijn Motorrijtuigenbelasting komen 2 transacties voor zónder deze vermelding, eind 2013 en begin 2022. Je kunt voor beide transacties extra criteria opvoeren om ze alsnog automatisch te categoriseren, maar zelf heb ik deze handmatig toegekend.

De criteria die gebruikt worden voor Motorrijtuigenbelasting worden dan:

Code: Selecteer alles

   Relatie naam Bevat Belastingdienst
En Omschrijving Bevat Belastingdienst

of

Code: Selecteer alles

   Tegenrekening Bevat NL86INGB0002445588
En Omschrijving Bevat Belastingdienst

Voor de post Inkomstenbelasting wordt het tegenovergestelde criterium gebruikt:

Code: Selecteer alles

   Relatie naam Bevat Belastingdienst
En Omschrijving Bevat niet Belastingdienst

of

Code: Selecteer alles

   Tegenrekening Bevat NL86INGB0002445588
En Omschrijving Bevat niet Belastingdienst

---

Wel/niet automatische incasso gebruiken?
Als je de media volgt, hoor je vaker mensen roepen dat ze nooit automatische incasso's gebruiken, dan wel.
Weet dan nooit of de zwijgende meerderheid het hiermee eens is, of niet.
Argument is altijd dat zij controle willen houden over hun geld en er vanuit gaan dat bedrijven misbruik maken van de incassomogelijkheid.
Die controle heb je al uit handen gegeven door het abonnement aan te gaan bij het afsluiten van het contract.
Vervolgens neem je alle verantwoordelijkheid op je om op tijd het verschuldigde bedrag over te maken. Met kans op fouten, welke daarna regelmatig escaleren door fout op fout.

Persoonlijk gebruik ik, indien mogelijk, automatische incasso.⁴
Alle verantwoordelijkheid ligt bij de incassant. Vergeten zij te incasseren? Hun fout, los het maar op. Gebeurt overigens zelden.
Gaat er onverhoopt iets verkeerd? Je hebt 8 weken de tijd om het bedrag te storneren. Ontdek je het later, wat mij vreemd overkomt, heb je tot 13 maanden de tijd om aan de bank te vragen dit terug te draaien.
Je staat als consument behoorlijk sterk.

Lees ook Betalen per automatische incasso.

⁴ Dit jaar voor het eerst een uitzondering gemaakt. De Belastingdienst leeft nog in de twintigste eeuw. Voor automatische incasso moet je een machtigingsformulier invullen (... en schrijf in de vakjes), in een envelop stoppen en naar een postbus brengen.
Achter de computer ingelogd bij de bank en een periodieke overboeking ingesteld - hoef je niet voor naar buiten.
Na de eerste betaling krijg ik een brief van de Belastingdienst. Met als onderwerp: Openstaand bedrag.
Ja, dat gebeurt er als je in termijnen betaalt.
SHA1 hashcode: 623f363b07b0f5edc6b3fb2b7a456e9f8b1eacd8 20241114 1315w #40